Gedanke 11 / 30 in der Serie 30 Jahre | 30 Tage | 30 Gedanken,
ursprünglich veröffentlicht auf LinkedIn durch Sven O. Rimmelspacher.
Personal KANBAN, meine funktionierende Arbeitsorganisation
Zu viele Aufgaben auf einmal bei gleichzeitig zu wenig Fokus sind mit die größten Produktivitätskiller.
Ich habe über die Jahre so ziemlich alle Wege, Methoden und Produkte für die eigene ToDo-Liste ausprobiert und nichts davon hat auf Dauer funktioniert…
Bis ich vor einigen Jahren auf Personal KANBAN gestoßen bin. Die größten Vorteile für mich dabei sind
Überblick – Immer klar wo du stehst
Mehr Fokus – Priorisierung, Reihenfolge und WiP-Limit
Mehr Effizienz – Größe der Aufgaben
Regelmäßige Erfolgserlebnisse – Review und Aufräumen
Bessere Planung
Seit einiger Zeit nutze ich dafür Rocket Routine (früher habe ich Trello verwendet). Ich habe eine Inbox-Spalte, in die alle neuen Aufgaben reinlaufen. Ansonsten gibt es noch 6 weitere Spalten:
Backlog - Aufgaben, die ich für einen späteren Zeipunkt aufbewahren will
ToDo - Aufgaben, die ich tun muss, aber noch nicht jetzt
This Week - Alle Karten in dieser Spalte möchte ich bis zum Ende der Woche abarbeiten
Today - Alles was ich heute machen muss
Waiting - Aufgaben, bei denen ich auf jemand anderen warte
Done - Erledigte Aufgaben
In jeder Spalte sind die Aufgabenkarten nach der Wichtigkeit sortiert, d. h. ich versuche immer von oben nach unten zu arbeiten. Habe ich eine Aufgabe erledigt, kommt sie in die Done-Spalte, brauche ich dagegen noch etwas von jemand anderem, kommt sie in die Waiting-Spalte.
Am Ende eines Tages mache ich die Planung für den nächsten Tag. Diese Planung beginnt damit, dass ich in der Inbox-Spalte jede Aufgabe bewerte und sie in eine der anderen Spalte verschiebe (Backlog, ToDo, This Week, Today). Danach schaue ich die Karten in der Waiting-Spalte an und schaue, ob ich da etwas tun muss, z. B. Nachfasssen. Nun kommen die Aufgaben aus der This Week-Spalte in die Today-Spalte, die ich morgen machen möchte.
Ist der Tag ein Freitag dann gibt es noch zwei weitere Schritte. Zum einen fülle ich die This Week-Spalte wieder auf (und danach erst Today). Und ganz am Ende schaue ich nochmal alle Karten in der Done-Spalte durch, freue mich, wie viel ich diese Woche geschafft habe und archiviere die Karten dann, so dass die Done-Spalte wieder leer ist.
Mit dieser Vorgehensweise habe ich in 99% aller Fälle das Gefühl, dass ich meine Arbeit und meine Aufgaben im Griff habe und immer weiß, was ich zu tun habe.
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